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個人情報のお取り扱いについて(個人情報保護宣言)

東方地所株式会社(以下、「弊社」といいます。)は、弊社におけるお客さまの個人情報(個人番号及び個人番号をその内容に含む個人情報である特定個人情報(以下、個人番号と特定個人情報を「特定個人情報等」といいます。)を含みます。)のお取り扱いについて公表いたします。なお、個人情報や特定個人情報等の用語の定義については、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」といいます。)及び行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下、「番号法」といいます。)によるものと同一とします。

【個人情報の適切な保護と利用を図るための取組方針の宣言】

弊社は、お客さまの個人情報の取り扱いにあたりましては、個人情報が個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、次の方針を掲げ、お客さまの権利利益を保護するために、最善の配慮を行なってまいります。

1.個人情報の保護に関する法令やルールを厳格に遵守し、個人情報の適切な保護と利用を図ります。

2.法令等に特段の定めのある場合を除き、お客さまにお知らせした利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を利用いたしません。

3.個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止その他の安全管理のため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

4.個人情報保護にかかる態勢を継続的に見直し、適時適切な改善を実施いたします。

5.お客さまからの個人情報の取り扱いに関するご意見につきましては、適切かつ迅速に対応いたします。

1.個人情報の取得等

弊社は、お客さまの個人情報を適正かつ適法な手段により取得いたします。弊社は個人情報を取得するにあたって、あらかじめ利用目的を弊社のホームページへの掲載や本社等への備付け等により公表しております。また、お客さまから直接書面等により個人情報を取得する場合は、あらかじめ利用目的を明示しております。
なお、弊社が取扱う個人情報には、国土交通大臣から指定を受けた不動産流通機構が運営しているレインズ(不動産流通標準情報システム)等から取得する個人情報も含まれます。

2.個人情報の利用目的

弊社は、個人情報保護法に基づき、お客さまの個人情報(保有個人データを含みます。)を下記(1)の業務の範囲内で、弊社及び関連会社や弊社と契約関係にある提携会社(弊社に広告配信等を依頼した企業等を含む)の商品やサービスに関し、下記(2)の利用目的の達成のために利用いたします。
ただし、特定個人情報等につきましては、下記(4)の利用目的の達成のために利用いたします。

(1)個人情報を利用する業務

①不動産の売買、賃貸、管理、それらの代理・仲介、及びそれらに付随する業務

②その他弊社が営むことのできる業務、及びそれらに付随する業務

(2)利用の目的

①弊社の営業活動に関する、連絡、取引の相手方の探索、物件調査資料の作成、契約の履行、契約の管理、アフターサービス等のため。

②市場動向調査、商品・営業手法の開発のための調査のため。

③弊社の取扱物件の営業案内、弊社提携先の営業紹介等による情報提供、マーケティング活動、アンケート依頼のため。

④犯罪収益移転防止法に基づくご本人様の確認等のため。

⑤取得した取引履歴や閲覧履歴等の情報を分析し、お客さまの趣味・嗜好に応じた弊社及び弊社の関連会社や提携会社の商品やサービスのご提案・ご案内を行う等のマーケティング目的で活用するため。

⑥上記利用目的の達成に必要範囲内での個人情報の第三者への提供のため。

(3)利用目的の限定
弊社は、人種、信条、門地、本籍地、保健医療又は犯罪履歴についての情報等の特別の非公開情報は、適切な業務運営その他の必要と認められる目的以外の目的に利用し、または第三者に提供いたしません。
お客さまの個人情報のうち、特定個人情報等については、番号法に基づく(4)の利用目的以外の目的に取得、利用し、または第三者に提供いたしません。
(4)特別個人情報の利用目的

①報酬・料金等の支払いに関する支払調書作成事務のため

②不動産の使用料等の支払調書作成事務のため

③不動産の譲受けの対価の支払調書作成事務のため

④法令により個人番号の記載が必要な法定書類作成事務のため

⑤その他上記①から④に関連する事務のため

3.個人データの第三者提供

弊社は、お客様の個人データを第三者へ提供する場合には、法令に基づく場合を除き、あらかじめお客さまの同意をいただきます。
なお、特定個人情報等の第三者への提供は、番号法に基づく場合等を除き、行いません。
なお、お客さまの同意に基づいて個人データを外国に所在する第三者に提供する場合には、同意をいただく際に提供先が所在する外国の名称及びその他個人情報保護法等に定める所定の情報を提供いたしますが、同意をいただく時点で提供先等を具体的に特定できない等の理由で提供できない情報がある場合には、後日、提供先等が特定できた時点で改めて情報提供することができますので、ご希望の方はお取引のある下記■お問い合わせ等受付窓口までお申し出ください。
また、弊社は、個人データの取扱いについて個人情報保護法に基づき講ずべき措置に相当する措置(以下「相当措置」といいます。)を継続的に講ずるために必要な基準に適合する体制を整備している外国に所在する第三者に対して個人データを提供する場合があります。当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置の内容の提供を希望されるお客さまは、下記■お問い合わせ等受付窓口までお問い合わせください。

4.営業案内(ダイレクトマーケティング)の停止の手続き

弊社は、お客さまから営業案内の停止のお申し出があった時は、遅滞なく以後のご案内を停止する措置をとります。

(1)停止できるご案内

①弊社が行う宣伝・広告等印刷物の送付及び提携先の宣伝・広告等印刷物の弊社の発送物への同封等による送付。ただし、利用明細等、弊社が送付を必要であると認める取引書類の余白に印刷されているものや、これらに付随して一律に送付されるもの等は、停止することはできません。

②弊社からの勧誘のための電話。

③提携先の宣伝・広告等印刷物の送付等のための提携先への提供。

(2)停止のためのお手続き
弊社の個人情報相談窓口までお申し出下さい。

5.開示等請求手続き

個人情報保護法に基づき、弊社の保有個人データの開示・訂正・利用停止等(以下「開示等」といいます)を求める場合のお手続きは、次のとおりです。第三者提供記録の開示を求める場合のお手続きも、下記と同様です。

(1)開示等請求の対象となる保有個人データの項目
お届けの名義、住所、電話番号、性別、生年月日、勤務先、取引履歴、各種契約の有無等(ただし審査などの評価にかかわるものを除きます。)
(2)開示等請求ができる方

①お客さまご本人

②お客さまが未成年者又は成年被後見人の場合はお客さまの法定代理人

③開示の求めの手続きについてお客さまご本人が委任した代理人

(3)開示等請求の窓口
弊社 個人情報相談窓口(弊社所定の開示等の請求書等がございますのでお申し付け下さい。)
(4)ご提出いただくもの

①個人情報開示請求書(開示のご請求の場合)

②個人情報の訂正等に関する請求書(訂正等のご請求の場合)

③個人情報の利用停止等に関する請求書(利用停止等のご請求の場合)

④ご本人又は代理人確認書類(運転免許証やパスポート等)

⑤代理人による場合は、個人情報の開示等請求にかかる委任状

(5)手数料(開示の場合のみ)

①上記(4)①の請求書に定めた基本項目:1,000円(別途消費税等)

②基本項目以外のもの:3,000円(別途消費税等)

③受入方法:現金又は弊社指定口座へのお振込にてご請求時に予めお支払いいただきます。

6.保有個人データの安全管理のために講じた措置

弊社では、個人情報保護法に基づく安全管理措置として以下のような措置を講じています。

(個人データの取扱いに係る規律の整備)
取得、利用、保存、移送・送信、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定
(組織的安全管理措置)
•個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
•個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施
(人的安全管理措置)
•個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
•個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載
(物理的安全管理措置)
•個人データを取り扱う区域において、部外者の立入り制限及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
•個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
(技術的安全管理措置)
•アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
•個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
(委託先の監督)
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
(外的環境の把握)
外国で個人データを取り扱う場合には適切に外国の個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施(個人データを取り扱っている外国の名称については、下記■お問い合わせ等受付窓口までご照会ください)。

7.個人データの正確性確保

弊社は、お客様の個人データを正確かつ最新の内容に保つように努めております。ついては、お名前、ご住所その他の届出事項に変更がございましたら、弊社あて速やかに書面にてお届けいただきますようお願いいたします。

■お問い合わせ等受付窓口

弊社 個人情報相談窓口

住  所 〒260-0016 千葉市中央区栄町39-10
T E L 043-227-8001
受付時間 9:00~17:00(但し弊社休業日を除く)

以 上

改定記録
制定 2005年3月31日
改定 2006年4月20日
改定 2015年12月25日
改定 2019年10月1日
改定 2022年4月1日


東 方 地 所 株式会社
千葉県千葉市中央区栄町39番10号
取締役社長 大和久雅弘